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Una política de regalos es un documento a través del cual una empresa busca regular la recepción y entrega de presentes e invitaciones a sus grupos de interés, con el fin de reducir el riesgo de incurrir en un delito como es la corrupción o soborno, así como también evitar conflictos de intereses, protegiendo de esta manera a los colaboradores y a la compañía.

¿Por qué es importante tener una política de regalos corporativos?

A todos nos gusta dar o recibir regalos, sin embargo, existe una línea muy delgada entre un regalo y un soborno en el contexto de una relación comercial.

Si bien, puede haber buenas intenciones tras el presente, también puede significar la petición de un favor o bien agradar a una persona para luego tener algo a cambio en el futuro.

Por lo mismo, se hace fundamental establecer una política de regalos corporativa, que entregue lineamientos claros de lo que se espera de los trabajadores, y determine qué es lo que se puede y no puede hacer.

Una política de regalos exitosa debe contemplar tres elementos clave:

1) Regulación Interna: Regular o dar criterios que abarquen tanto la entrega como la recepción de regalos y/o invitaciones y la forma cómo se gestionan.

2) Ámbito de aplicación: se debe definir a quienes aplica la política, ya que no sólo debe abarcar a los empleados permanentes, sino que a todos quienes desempeñan funciones en nombre de la empresa.

3) Definición de regalo: se debe establecer qué constituye un regalo

4) Capacitación: Que sea difundida y conocida por toda la organización. Si este punto no se cumple, la política no tendría sentido, ya que sería muy difícil exigirle a los colaboradores su cumplimiento.

5) Contexto legal local: se recomienda implementa límites estrictos y aplicables a nivel mundial para los regalos e invitaciones y así asegurar que se no viole ninguna ley nacional

6) Monitoreo: Medir constantemente si la política está siendo cumplida o no. No sirve mucho el haber creado una política y capacitado a los colaboradores sobre ella, para no medir si es que realmente se está cumpliendo o no ¿cierto?

Algunas preguntas que deberías hacerte al recibir regalos:

  • Intuición: ¿sientes que está bien dar o aceptar este regalo?
  • Timing: ¿en qué momento se da este regalo? ¿cuando estamos en conversaciones, en medio de una transacción o cuando ya ha terminado el trabajo, como una forma de agradecimiento?
  • Lugar: Si te encuentras de viaje, procura conocer las políticas de regalo del país al que viajes. Lo recomendado en este caso es ceñirte a lo que dicte la política de tú empresa. Considera que regalos o actividades fuera de las reuniones comerciales no deberían ser aceptadas.
  • Grupo: ¿estás recibiendo el regalo solo o acompañado de más gente?
  • Cargo: ¿tu cargo es el que tiene la decisión final sobre qué hacer? Si tu trabajo es estar en constante contacto con proveedores o clientes, entonces los regalos definitivamente no son para ti.
  • Valor: ¿de qué monto es el regalo?
  • Contexto: ¿estás recibiendo el regalo fuera de la oficina o dentro de esta?
  • Frecuencia: ¿es recurrente el regalo? ¿Lo recibiste solo por una vez? No deberías aceptar regalos frecuentes, como por ejemplo el clásico regalo de cumpleaños.
  • Tipo de regalo: distinguir los regalos producto de mecanismos de marketing (como regalos promocionales con los logos de la empresa) de los regalos personales que se puedan hacer a alguien en particular.
  • Solo para mí: Pregúntate ¿están haciendo este regalo a más personas de la empresa o solo a mí?
  • Extensión: ¿El regalo es solo para mí o también para mi familia?

Bonus:
La prueba de fuego: ¿cómo me sentiría si mañana saliera en el diario que he recibido este regalo?

Buenas prácticas que hemos visto: 

Algunas son más estrictas que otras, pero todas tienen en común que hay un protocolo claro sobre qué hacer en caso de dar o recibir regalos y/o invitaciones.

  • Los regalos recibidos pueden ser guardados en bodega hasta fin de año, ocasión en que se puede realizar una rifa y en la que toda la empresa participe.
  • Agradecer cada vez que te llegue un regalo, pero luego devolverlo ya que por política de la empresa no se aceptan regalos.
  • Donarlos a alguna institución benéfica conocida por toda la organización
  • Tener la opción de recibir regalos, pero prohibir ciertos ítems: joyería, perfumería, automotriz, entre otros.
  • Llevar un registro de devolución de regalos no permitidos.
  • Establecer rangos en valor monetario (pesos, dólares) para regalos que sería permitido aceptar, por ejemplo: inferior a X está permitido y se registra; entre X y Z se puede aceptar, pero previa autorización; y sobre Z, no se puede aceptar.

Si te están entregando un regalo y sientes que no debes recibirlo, Siempre puedes excusarte con frases como:
“Lo siento, debido a la política de mi empresa no puedo aceptar regalos”
“Preferiría no aceptar el regalo, ya que no me gustaría que un tercero mal interpretara nuestra relación de trabajo”.

Regalos a los que deberías decirles inmediatamente que no:

  • Presentes de algún integrante de partido político o funcionario público.
  • Cualquier estadía o viaje a ti o junto a tu familia.
  • Pago de los gastos de viaje de negocios.
  • Crédito financiero.
  • Servicios gratuitos.
  • Provisión de locales.
  • Contratar a un familiar para un trabajo o pasantía.
  • Becas de estudios para hijos y familiares.

*Si el regalo aplica en más de algunos de estos factores, el NO debiera ser más rotundo.

Consideraciones finales                            

– En caso de entregar o aceptar un regalo siempre es bueno tener mecanismos de registro.

– Jamás entregar obsequios a funcionarios del gobierno en nombre de una organización.

– Si el otro insinúa que necesita un incentivo para continuar con el trato, denúncialo.

– La política debe aplicar a cada integrante de la organización por igual, sin  excepciones.

– En caso de cualquier duda, siempre será mejor dirigirse al Encargado de Prevención de Delitos o área de Cumplimiento de su empresa, quien puede orientarte de forma específica.

Producido por Webit Studios