Buenas prácticas
Política de Regalos Corporativos
Los regalos corporativos son parte de las relaciones comerciales en cualquier país y época del año. Funcionan como cortesías, agradecimientos o gestos culturales profundamente arraigados. Sin embargo, también pueden convertirse —con o sin intención— en uno de los riesgos más subestimados para las organizaciones, porque abre la puerta a conflictos de interés, influencias indebidas o incluso a conductas que podrían interpretarse como corrupción.
Por lo mismo, es fundamental que toda empresa cuente con una política de regalos clara, bien diseñada y difundida internamente, alineada con una gobernanza corporativa responsable. Esto no solo permitirá proteger a la organización y sus trabajadores, sino que también demostrar transparencia, confianza y compromiso en un entorno que exige cada vez mayor integridad.
¿Qué es una política de regalos?
Es un documento a través del cual una empresa busca regular la recepción y entrega de presentes e invitaciones a sus grupos de interés. Esta debe entregar lineamientos claros de lo que se espera de los trabajadores y determinar qué es lo que se puede aceptar o no, así como lo que se debe hacer en caso de recibir un regalo.
¿Por qué es importante tener una política de regalos corporativos?
A todos nos gusta dar o recibir regalos, sin embargo, existe una línea muy delgada entre un regalo y un soborno en el contexto de una relación comercial.
Si bien, puede haber buenas intenciones tras el presente, también puede significar la petición de un favor o bien agradar a una persona para luego tener algo a cambio en el futuro.
Una política de regalos, además, cumple un rol estratégico al fortalecer una cultura organizacional basada en la ética, transparencia y la toma de decisiones objetivas, ya que si está bien diseñada no solo previene riesgos, sino que refuerza el propósito corporativo y protege la reputación de la organización.
Por eso, la política de regalos debe establecer qué se espera de los trabajadores, qué está permitido y qué no, y cómo se deben gestionar los regalos, invitaciones y atenciones.
Tipos de regalo
- Regalos físicos: Artículos tangibles como canastas, libros, dispositivos electrónicos, botellas de vino o cualquier objeto material entregado a título personal o corporativo.
- Regalos digitales: Gift cards, puntos, créditos canjeables, entradas digitales, suscripciones y cualquier beneficio no físico, pero con valor económico.
- Experiencias: Invitaciones a almuerzos, cenas, actividades recreativas, deportivas, eventos, espectáculos, viajes, o cualquier instancia donde el proveedor o tercero asume costos asociados a participación o traslado.
- Atenciones o cortesías de bajo valor: Cafés, snacks, material promocional básico, artículos de merchandising o cortesías simbólicas que no buscan influir en decisiones.
- Beneficios extendidos: Descuentos especiales, acceso preferencial a servicios, upgrades, programas VIP u otros privilegios que exceden la relación comercial estándar.
- Donaciones a nombre del trabajador o su área: Aportes que una empresa realiza —a una fundación, proyecto o actividad— pero gestionados a solicitud de un trabajador, de su equipo o en beneficio de su área, y que pueden interpretarse como un obsequio indirecto.
Una política de regalos exitosa debe contemplar tres elementos clave:
1) Creación: Regular o dar criterios que abarquen tanto la entrega como la recepción de regalos y/o invitaciones y la forma cómo se gestionan.
2) Capacitación: Que sea difundida y conocida por toda la organización. Si este punto no se cumple, la política no tendría sentido, ya que sería muy difícil exigirle a los colaboradores su cumplimiento.
3) Monitoreo: Medir constantemente si la política está siendo cumplida o no. No sirve mucho el haber creado una política y capacitado a los colaboradores sobre ella, para no medir si es que realmente se está cumpliendo o no ¿cierto?
Algunas preguntas que deberías hacerte al recibir regalos:
- Intuición: ¿sientes que está bien dar o aceptar este regalo?
- Timing: ¿en qué momento se da este regalo? ¿cuando estamos en conversaciones, en medio de una transacción o cuando ya ha terminado el trabajo, como una forma de agradecimiento?
- Lugar: Si te encuentras de viaje, procura conocer las políticas de regalo del país al que viajes. Lo recomendado en este caso es ceñirte a lo que dicte la política de tu empresa. Considera que regalos o actividades fuera de las reuniones comerciales no deberían ser aceptadas.
- Grupo: ¿estás recibiendo el regalo solo o acompañado de más gente?
- Cargo: ¿tu cargo es el que tiene la decisión final sobre qué hacer? Si tu trabajo es estar en constante contacto con proveedores o clientes, entonces los regalos definitivamente no son para ti.
- Valor: ¿de qué monto es el regalo?
- Contexto: ¿estás recibiendo el regalo fuera de la oficina o dentro de esta?
- Frecuencia: ¿es recurrente el regalo? ¿Lo recibiste solo por una vez? No deberías aceptar regalos frecuentes, como, por ejemplo, el clásico regalo de cumpleaños.
- Tipo de regalo: distinguir los regalos propios de acciones de marketing (como regalos promocionales con los logos de la empresa) de los regalos personales que se puedan hacer a alguien en particular.
- Solo para mí: Pregúntate ¿están haciendo este regalo a más personas de la empresa o solo a mí?
- Extensión: ¿El regalo es solo para mí o también para mi familia?
Bonus:
La prueba de fuego: ¿cómo me sentiría si mañana saliera en el diario que he recibido este regalo?
Buenas prácticas que hemos visto:
Algunas son más estrictas que otras, pero todas tienen en común que hay un protocolo claro sobre qué hacer en caso de dar o recibir regalos y/o invitaciones.
- Los regalos recibidos pueden ser guardados en bodega hasta fin de año, ocasión en que se puede realizar una rifa y en la que toda la empresa participe.
- Agradecer cada vez que te llegue un regalo, pero luego devolverlo ya que por política de la empresa no se aceptan regalos.
- Donarlos a alguna institución benéfica conocida por toda la organización
- Tener la opción de recibir regalos, pero prohibir ciertos ítems: joyería, perfumería, automotriz, entre otros.
- Llevar un registro de devolución de regalos no permitidos.
- Establecer rangos en valor monetario (pesos, dólares) para regalos que sería permitido aceptar, por ejemplo: inferior a X está permitido y se registra; entre X y Z se puede aceptar, pero previa autorización; y sobre Z, no se puede aceptar.
Si te están entregando un regalo y sientes que no debes recibirlo, Siempre puedes excusarte con frases como:
“Lo siento, debido a la política de mi empresa no puedo aceptar regalos”
“Preferiría no aceptar el regalo, ya que no me gustaría que un tercero malinterpretara nuestra relación de trabajo”.
Regalos a los que deberías decirles inmediatamente que no:
- Cualquiera que se entregue o provenga de algún integrante de partido político o funcionario público.
- Cualquier estadía o viaje a algún lugar de lujo junto a tu familia.
- Pago de los gastos de viaje de negocios.
- Crédito financiero.
- Servicios gratuitos.
- Provisión de locales.
- Contratar a un familiar para un trabajo o pasantía.
- Becas de estudios para hijos y familiares.
Consideraciones finales
- En caso de entregar o aceptar un regalo siempre es bueno tener mecanismos de registro.
- Jamás entregar obsequios a funcionarios del gobierno en nombre de una organización.
- Si el otro insinúa que necesita un incentivo para continuar con el trato, denúncialo.
- En caso de cualquier duda, siempre será mejor dirigirse al Encargado de Prevención de Delitos, al área de Compliance o al canal establecido por la empresa para resolver preguntas.
