Buenas prácticas
Política de Regalos Corporativos
Una política de regalos es un documento a través del cual una empresa busca regular la recepción y entrega de presentes e invitaciones a sus grupos de interés, con el fin de reducir el riesgo de incurrir en un delito como es la corrupción o soborno, así como también evitar conflictos de intereses, protegiendo de esta manera a los colaboradores y a la compañía.
¿Por qué es importante tener una política de regalos corporativos?
A todos nos gusta dar o recibir regalos, sin embargo, existe una línea muy delgada entre un regalo y un soborno en el contexto de una relación comercial.
Si bien, puede haber buenas intenciones tras el presente, también puede significar la petición de un favor o bien agradar a una persona para luego tener algo a cambio en el futuro.
Por lo mismo, se hace fundamental establecer una política de regalos corporativa, que entregue lineamientos claros de lo que se espera de los trabajadores, y determine qué es lo que se puede y no puede hacer.
Una política de regalos exitosa debe contemplar tres elementos clave:
1) Creación: Regular o dar criterios que abarquen tanto la entrega como la recepción de regalos y/o invitaciones y la forma cómo se gestionan.
2) Capacitación: Que sea difundida y conocida por toda la organización. Si este punto no se cumple, la política no tendría sentido, ya que sería muy difícil exigirle a los colaboradores su cumplimiento.
3) Monitoreo: Medir constantemente si la política está siendo cumplida o no. No sirve mucho el haber creado una política y capacitado a los colaboradores sobre ella, para no medir si es que realmente se está cumpliendo o no ¿cierto?
Algunas preguntas que deberías hacerte al recibir regalos:
- Intuición: ¿sientes que está bien dar o aceptar este regalo?
- Timing: ¿en qué momento se da este regalo? ¿cuando estamos en conversaciones, en medio de una transacción o cuando ya ha terminado el trabajo, como una forma de agradecimiento?
- Lugar: Si te encuentras de viaje, procura conocer las políticas de regalo del país al que viajes. Lo recomendado en este caso es ceñirte a lo que dicte la política de tú empresa. Considera que regalos o actividades fuera de las reuniones comerciales no deberían ser aceptadas.
- Grupo: ¿estás recibiendo el regalo solo o acompañado de más gente?
- Cargo: ¿tu cargo es el que tiene la decisión final sobre qué hacer? Si tu trabajo es estar en constante contacto con proveedores o clientes, entonces los regalos definitivamente no son para ti.
- Valor: ¿de qué monto es el regalo?
- Contexto: ¿estás recibiendo el regalo fuera de la oficina o dentro de esta?
- Frecuencia: ¿es recurrente el regalo? ¿Lo recibiste solo por una vez? No deberías aceptar regalos frecuentes, como por ejemplo el clásico regalo de cumpleaños.
- Tipo de regalo: distinguir los regalos producto de mecanismos de marketing (como regalos promocionales con los logos de la empresa) de los regalos personales que se puedan hacer a alguien en particular.
- Solo para mí: Pregúntate ¿están haciendo este regalo a más personas de la empresa o solo a mí?
- Extensión: ¿El regalo es solo para mí o también para mi familia?
Bonus:
La prueba de fuego: ¿cómo me sentiría si mañana saliera en el diario que he recibido este regalo?
Buenas prácticas que hemos visto:
Algunas son más estrictas que otras, pero todas tienen en común que hay un protocolo claro sobre qué hacer en caso de dar o recibir regalos y/o invitaciones.
- Los regalos recibidos pueden ser guardados en bodega hasta fin de año, ocasión en que se puede realizar una rifa y en la que toda la empresa participe.
- Agradecer cada vez que te llegue un regalo, pero luego devolverlo ya que por política de la empresa no se aceptan regalos.
- Donarlos a alguna institución benéfica conocida por toda la organización
- Tener la opción de recibir regalos, pero prohibir ciertos ítems: joyería, perfumería, automotriz, entre otros.
- Llevar un registro de devolución de regalos no permitidos.
- Establecer rangos en valor monetario (pesos, dólares) para regalos que sería permitido aceptar, por ejemplo: inferior a X está permitido y se registra; entre X y Z se puede aceptar, pero previa autorización; y sobre Z, no se puede aceptar.
Si te están entregando un regalo y sientes que no debes recibirlo, Siempre puedes excusarte con frases como:
“Lo siento, debido a la política de mi empresa no puedo aceptar regalos”
“Preferiría no aceptar el regalo, ya que no me gustaría que un tercero mal interpretara nuestra relación de trabajo”.
Regalos a los que deberías decirles inmediatamente que no:
- Cualquiera que se entregue o provenga de algún integrante de partido político o funcionario público.
- Cualquier estadía o viaje a algún lugar de lujo junto a tu familia.
Consideraciones finales
En caso de entregar o aceptar un regalo siempre es bueno tener mecanismos de registro.
Jamás entregar obsequios a funcionarios del gobierno en nombre de una organización.
Si el otro insinúa que necesita un incentivo para continuar con el trato, denúncialo.
En caso de cualquier duda, siempre será mejor dirigirse al Encargado de Prevención de Delitos o área de Cumplimiento de su empresa, quien puede orientarte de forma específica.
