Una política de regalos es un documento a través del cual una empresa busca regular la recepción y entrega de presentes e invitaciones a sus grupos de interés, con el fin de reducir el riesgo de incurrir en un delito como es la corrupción o soborno, así como también evitar conflictos de intereses, protegiendo de esta manera a los trabajadores y a la compañía.
¿Por qué es importante tener una política de regalos corporativos?
A todos nos gusta dar o recibir regalos, sin embargo, existe una línea muy delgada entre un regalo y un soborno en el contexto de una relación comercial.
Si bien, puede haber buenas intenciones tras un presente, también puede significar la petición de un favor o bien agradar a una persona para luego obtener algo a cambio en el futuro.
Por lo mismo, se hace fundamental establecer una política de regalos corporativa, que entregue lineamientos claros de lo que se espera de los trabajadores, y determine qué regalos se pueden o no recibir.
Una política de regalos exitosa debe contemplar seis elementos clave
1) Política Interna: Regular o explicitar criterios que abarquen tanto la entrega como la recepción de regalos y/o invitaciones y la forma cómo se gestionan.
2) Ámbito de aplicación: se debe definir a quienes aplica la política, ya que no solo debe abarcar a los empleados permanentes, sino que a todos quienes desempeñan funciones en nombre de la empresa.
3) Definición de regalo: se debe establecer qué constituye un regalo y los rangos de precios en los que se puede aceptar un regalo y en los que no.
4) Capacitación: que la política sea difundida y conocida por toda la organización. Si este punto no se cumple, la política no tendría sentido, ya que sería muy difícil exigir a los colaboradores su cumplimiento.
5) Contexto legal local: se recomienda implementar límites estrictos y aplicables a nivel mundial para los regalos e invitaciones, y así asegurar que se no viole ninguna normativa nacional o internacional.
6) Monitoreo: Medir constantemente si la política está siendo cumplida o no, a través de encuestas aleatorias a los trabajadores sobre el conocimiento de la política y sus detalles. No sirve de mucho crear una política y capacitar a los trabajadores respecto de esta, si no se mide y revisa si se está cumpliendo o no. Esta política no puede ser un papel, y se debe llevar a la práctica.
Algunas preguntas que deberías hacerte al recibir regalos corporativos
- Intuición: ¿sientes que está bien dar o aceptar este regalo?
- Timing: ¿en qué momento se da este regalo? ¿cuando estamos en conversaciones, en medio de una transacción o cuando ya ha terminado el contrato?, ¿es una forma de agradecimiento?
- Lugar: si te encuentras de viaje, procura conocer las políticas de regalo del país al cual viajes. Lo recomendado, en este caso, es ceñirte a lo que dicte la política de tu empresa. Considera qué tipo de regalo o de actividad fuera de las reuniones comerciales no deberían ser aceptadas.
- Grupo: ¿estás recibiendo el regalo solo o acompañado de más gente?
- Cargo: ¿tu cargo es el que tiene la decisión final sobre los contratos o pasos a seguir de la empresa? Si tu trabajo es estar en permanente contacto con proveedores o clientes, entonces los regalos definitivamente no son para ti.
- Valor: ¿cuál es el monto del regalo?
- Contexto: ¿estás recibiendo el regalo fuera de la oficina o dentro de esta?
- Frecuencia: ¿es recurrente el regalo? ¿Lo recibiste solo por una vez? No deberías aceptar regalos frecuentes, como por ejemplo el clásico regalo de cumpleaños.
- Tipo de regalo: distinguir los regalos personales que se puedan hacer a alguien en particular, de aquellos que son parte de de una estrategia de marketing (regalos promocionales con logos de la empresa, entradas a conciertos o viajes)
- Solo para mí: pregúntate ¿están haciendo este regalo a más personas de la empresa o solo a mí?
- Extensión: ¿el regalo es solo para mí o también para mi familia?
Cada año, analizamos cientos de políticas de regalos, a través de nuestro sistema de monitoreo. Algunas son más estrictas que otras, pero todas tienen en común que cuentan con un protocolo claro sobre qué hacer en caso de dar o recibir regalos y/o invitaciones.
Buenas prácticas: ¿qué puedo hacer con los regalos recibidos?
- Los regalos recibidos pueden ser guardados en bodega hasta fin de año, ocasión en que se puede realizar una rifa, y en la que toda la empresa participe.
- Agradecer cada vez que te llegue un regalo, pero no recibirlo, y mencionar que que por política de la empresa no se aceptan regalos.
- Donarlos a alguna institución benéfica conocida por toda la organización.
- Tener la opción de recibir regalos, pero prohibir ciertos ítems: joyería, perfumería, automotriz, entre otros.
- Llevar un registro de devolución de regalos no permitidos.
- Establecer rangos en valor monetario (pesos, dólares) que sería permitido aceptar, por ejemplo: inferior a X está permitido y se registra; entre X y Z se puede aceptar, pero previa autorización; y sobre Z, no se puede aceptar.
Si te están entregando un regalo y sientes que no debes recibirlo, siempre puedes excusarte con frases como
“Lo siento, debido a la política de mi empresa no puedo aceptar regalos”
“Preferiría no aceptar el regalo, ya que no me gustaría que un tercero mal interpretara nuestra relación de trabajo”.
Regalos a los que deberías decirles inmediatamente que no
- Presentes de algún integrante de partido político o funcionario público.
- Cualquier estadía o viaje a ti o junto a tu familia.
- Pago de los gastos de viaje de negocios.
- Crédito financiero.
- Servicios gratuitos.
- Provisión de locales.
- Contratar a un familiar para un trabajo o pasantía.
- Becas de estudios para hijos y familiares.
*Si el regalo aplica en más de algunos de estos factores, el NO debiera ser más rotundo.
Consideraciones finales
- En caso de entregar o aceptar un regalo siempre es bueno tener mecanismos de registro.
- Jamás entregar obsequios a funcionarios del gobierno en nombre de una organización.
- Si el otro insinúa que necesita un incentivo para continuar con el trato, denúncialo.
- La política debe aplicar a cada integrante de la organización por igual, sin excepciones.
- En caso de cualquier duda, siempre será mejor dirigirse al Encargado de Prevención de Delitos o área de Cumplimiento de su empresa, quienes pueden orientarte de forma específica. Contar con una política de regalos guardada en un cajón no sirve de nada. Tampoco sirve si los trabajadores no la conocen o la llevan a cabo.
Las Políticas de Regalos Corporativos es uno de los procedimientos y controles que monitoreamos a través de nuestra plataforma, la que genera evidencia de que la empresa está haciendo todo lo posible por evitar la corrupción.
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