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Los directores tienen un rol trascendental al ser el máximo órgano de administración y representación de la compañía; siendo los encargados de proteger las finanzas, evaluar el rendimiento e idoneidad de la administración, diseñar la estrategia de negocios y velar por su cumplimiento apegado a los valores y el propósito corporativo definido.

Este rol esencial también se enfrenta a diversos desafíos propios del liderazgo y de la actividad empresarial que desarrollen, pues sus decisiones impactan tanto a sus accionistas, al interior de la compañía y a los stakeholders.

Al respecto, es fundamental para los directores el dar cumplimiento a sus deberes fiduciarios de lealtad y cuidado, doctrina principalmente desarrollada en el derecho anglosajón y norteamericano. Principalmente, respecto de este último deber, es que surge la regla del “Buen Juicio de Negocio”, que considera, en suma, que las decisiones corporativas se deben tomar en base a la buena fe y con toda la información y diligencias debidas. Lo anterior permite que los directores puedan respaldar sus decisiones, avalando el proceso llevado a cabo para llegar a estas.

En esta dirección y considerando la tendencia de modernización y cambios en derecho penal, donde se ha visto fuertemente trastocada la responsabilidad penal de personas naturales y jurídicas, es importante destacar el rol que pueden tener los programas de compliance en orden a apoyar la labor de directores y altos ejecutivos. Un programa de compliance correctamente implementado, servirá como una suerte de seguro que protegerá a la empresa y su directorio en caso de ocurrir un delito al interior de la organización, ya que permite visualizar si las áreas se encuentran cumpliendo con los protocolos o políticas internas, como también el verificar las maneras en que reacciona la compañía los inconvenientes que se puedan experimentar.

Por lo mismo, antes de asumir su rol, es fundamental que los directores realicen una serie de preguntas y cuestionamientos relacionados al área de compliance de la empresa, los que serán esenciales para que estos ejerzan su cargo con tranquilidad, rigurosidad y efectividad, pudiendo gozar de los enormes beneficios que implica la tenencia de un programa robusto y sólido.

A continuación, te compartimos las 25 preguntas clave sobre compliance que los directores deben hacer a la empresa antes de asumir su cargo:

 

1. La pregunta principal es: ¿La empresa cuenta con un programa de compliance?

Riesgos y Compliance:

2. ¿Cuáles son las áreas de riesgo principales de la compañía? ¿Estos riesgos están cubiertos por el programa de compliance?

3. ¿Estos riesgos han sido identificados a través de una matriz de riesgos? ¿En su construcción participaron las demás áreas de la compañía? ¿El directorio ha tenido acceso a esta herramienta? ¿Se ha actualizado alguna vez u hay un mecanismo definido de revisión?

4. ¿Cómo se deja evidencia de la aplicación del programa? ¿De qué forma se visualiza el cumplimiento de las distintas áreas respecto de sus políticas y/o procedimientos o controles para la mitigación de dichos riesgos?

5. ¿Cómo el directorio ha manifestado y dado cuenta de su compromiso para con la cultura de compliance?

Compliance Officer (CO):

9. ¿Quién o quiénes están encargados del programa, un Compliance Officer u cargo similar?

10. ¿Los responsables del programa tienen autonomía e independencia de la operación y recursos suficientes para llevar a cabo sus funciones?

11. ¿Se considera una instancia específica en el directorio para hablar sobre temáticas de compliance? ¿El CO reporta periódicamente su gestión al directorio?

12. ¿Cuánto influyen o “pesan” las acciones o recomendaciones planteadas desde el área de compliance respecto a las decisiones de las demás áreas de la compañía?

Tercero Independiente:

10. ¿El programa es supervisado regularmente por un tercero independiente e imparcial? ¿Cada cuánto tiene contacto con este? ¿Se está tomando en consideración lo señalado por estos terceros?

Políticas Internas:

15. ¿Las políticas, procedimientos, protocolos o normativa interna, como códigos o manuales de conducta, o políticas para el funcionamiento de las áreas, son conocidas por el directorio? ¿Fueron aprobadas por este órgano?

16. ¿Las políticas y demás normativa interna están alineadas con los valores y propósitos de la organización?

17. ¿Son difundidas y conocidas por los empleados? ¿Se mantienen a disposición de forma permanente y actualizada?

18. ¿Son difundidas entre los terceros que se relacionan con la compañía, como clientes, proveedores y stakeholders en general?

19. ¿En las políticas y normativa interna se considera tanto la legislación local como internacional?

Capacitaciones:

17. ¿Se contempla la realización de capacitaciones periódicas en temas de compliance al directorio? ¿Cómo se definen estas materias?

18. ¿Se realizan capacitaciones, entrenamientos y evaluaciones a ejecutivos y empleados en general? ¿Con qué periodicidad? ¿Se hacen distinción respecto del foco que debiera tener el entrenamiento según el área de la compañía en la que estos se desempeñen?

Incentivos y Compensaciones

19. ¿Qué principios y objetivos se persiguen a través de los incentivos? ¿Los incentivos consideran otras materias además de los resultados o metas comerciales (criterios ESG, innovación, prevención de riesgos, asignación de metas por áreas)?

20. ¿La compañía ha considerado una estructura de compensaciones e incentivos ligados al Compliance?

Canal de Denuncias e Investigación Interna:

22. ¿La empresa cuenta con sistemas para denunciar, sean físicos o virtuales? ¿Estos sistemas proveen protección para el denunciante (anonimato, confidencialidad, no toma de represalias, etc.)? ¿Los empleados están en conocimiento de cuáles son? ¿Las terceras partes que se relacionan con la compañía tienen acceso también (proveedores, clientes, stakeholders, etc.)?

23. ¿Se han recibido denuncias? En caso de haber habido denuncias ¿los protocolos fueron activados en forma adecuada? ¿Con qué prontitud dicho evento fue conocido por el directorio?

24. ¿Cómo se asegura que haya consecuencias efectivas para las violaciones de políticas o protocolos relativos a Compliance?

 Supervisión y Actualización: 

23. ¿Cuándo fue la última actualización sustancial que se le hizo al programa de compliance? ¿Se ha ajustado a las nuevas normativas o a los cambios propios de la industria?

24. En el caso de que haya ocurrido un evento ligado a un incumplimiento de la normativa o políticas ligadas a Compliance, sea una denuncia, investigación interna o externa, un caso judicial, etc. ¿Cómo ha reaccionado, qué consecuencias implicó? ¿Se ha cambiado el proceder luego de este caso? ¿Se ha buscado asegurar que no vuelva a ocurrir?

25. ¿Qué ha hecho el directorio para comunicar a los empleados la posición de la compañía respecto de la comisión de delitos o faltas?

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Todo director debe considerar estas preguntas y evaluar las respuestas antes de asumir su cargo. El valor y expertise que los directores pueden aportar a la compañía debe entenderse desde el cómo se llevan a cabo los negocios de la compañía, no solo desde el punto de vista de sus resultados comerciales, muy importante, por supuesto, pero también no debe remitirse a lo comercial. Hoy, más que nunca, la sociedad está pidiendo elevar los estándares éticos y en esto, el compliance es el partner perfecto.