La prevención de malas conductas o faltas a la probidad ha tomado cada vez más relevancia en las organizaciones, y para anticiparse a ellas, es necesario que cuenten con herramientas que permitan a los integrantes de la empresa, informar o denunciar antecedentes, en caso de conocerlos.
La lucha contra la corrupción en las organizaciones no solo se da a nivel interno, sino también externo. Las empresas tienen una responsabilidad importante a la hora de identificar conflictos de interés, evitar intercambios de regalos que funcionan como sobornos, incluso prevenir posibles delitos con funcionarios públicos que puedan ayudar a defraudar dineros fiscales.
En este contexto, los Canales de Denuncias se han vuelto una piedra angular para garantizar una buena cultura corporativa. Es una herramienta fundamental que ayuda a identificar y prevenir las malas prácticas que han sucedido o pueden estar sucediendo en la empresa. Su implementación de forma integral demuestra un compromiso de la compañía por escuchar a sus stakeholders y darles la confianza de alertar posibles irregularidades que puedan afectar la integridad, reputación y rentabilidad de la organización.
Un buen gobierno corporativo es aquel que pone la ética y la transparencia en el centro, creando políticas y procedimientos que ayudan a la organización completa a comportarse de forma consciente y responsable. La “ética y transparencia” es uno de los 5 pilares necesarios para garantizar un buen gobierno corporativo, siendo el canal de denuncia una de las prácticas más relevantes de este pilar.
Sin embargo, hoy vemos que muchas empresas descansan en el solo hecho de contar con canales de denuncias, cuando en la realidad, estos casi no reciben denunciar, y no es precisamente porque no ocurren malas prácticas.
Te invitamos a conocer las mejores prácticas que se deben implementar para contar con un Canal de Denuncias efectivo
1) Comunicar cómo funciona
Todos los integrantes de la compañía deben saber que existe esta herramienta, cómo funciona y qué implica, ya que los canales de denuncia pueden ser a través de una plataforma digital, correo electrónico, buzón presencial o vía telefónica. La información se puede realizar a través de guías y capacitaciones, pero siempre es bueno realizar ejercicios lúdicos o enfrentar a los trabajadores a situaciones hipotéticas, para que tengan claridad de cómo y cuándo deben alertar, qué temas o acciones caben dentro de las denuncias y dar seguridad a los denunciantes.
2) Informar el procedimiento investigativo
Se debe explicar a toda la organización, de manera transparente y clara, qué sucede con las denuncias, es decir, cuáles son las etapas del proceso, quienes estarán a cargo de tramitar la denuncia, cuáles son las sanciones establecidas para diversas situaciones, etc.
El proceso de investigación debe contar con garantías procesales mínimas (plazos de duración, posibilidad de presentar prueba y ser oído).
En este punto es importante que se acuse recibo de la recepción de la denuncia y se establezca un plazo razonable de respuesta, respecto de cómo será abordada.
3) Asegurar confidencialidad y anonimato
Muchas personas no se atreven a denunciar por temor a represalias. Por eso, es importante no solo asegurar el anonimato del alertador y de la información revelada, sino también dar garantías de la protección laboral frente al despido o a posibles obstáculos en su carrera profesional.
4) Autonomía del compliance officer
Contar con profesionales con independencia y autonomía es fundamental para tramitar las denuncias de manera imparcial y asegurar la protección de los alertadores. Esto cobra mayor importancia, si consideramos que muchas veces los empleados no se atreven a denunciar a un superior jerárquico. Asimismo, se recomienda que no exista solo una persona encargada, para asegurar que la denuncia sea investigada y evitar cualquier problema en su recepción.
5) De fácil acceso y uso
Los trabajadores deben poder fácilmente acceder al canal de denuncia, de manera de incentivar la alerta de hechos irregulares, en caso de conocerlos, pero también se debe propender a facilitar la entrega de la mayor información posible que demuestren los hechos denunciados.
6) Verificación de los hechos
Unas de las preocupaciones que ha surgido en torno a las denuncias anónimas, se relaciona a la posible “mala intención” de estas. Por eso, las empresas deben procurar que se pueda entregar calidad y cantidad de antecedentes entregados y su posterior investigación, considerando la presunción de inocencia.
7) Garantías para el denunciado
Se debe asegurar la presunción de inocencia y, por lo tanto, hasta que el proceso investigativo no concluya, se deben asegurar la protección y el derecho a defensa de la persona denunciada.
8) Medidas de protección
Se debe procurar dar garantías mínimas para denunciante y denunciado, de manera que evitar posibles conflictos. Esto es especialmente importante ante denuncias de acoso laboral o sexual, y mientras dure la investigación, se puede aplicar separación en los espacios de trabajo, cambios de horario o teletrabajo, etc.
9) Seguimiento de la denuncia por parte del alertador
Acceso para que el denunciante pueda conocer el estado de su denuncia. Esto es muy importante, porque estas se gestionan internamente y muchas veces, los alertadores solo conocen el resultado y las medidas que se aplicarán, pero no conocen el proceso. Algunas empresas cuentan con canales intuitivos para llevar adelante el proceso de seguimiento de denuncia, que opera de forma similar al tracking de una compra online, desde que se confirma el pago hasta el despacho del producto. De esta manera, el denunciante puede revisar en el mismo canal, en qué etapa del proceso está. Para asegurar el anonimato, la persona muchas veces tiene un número asociado a su denuncia (tal como si fuera una orden de compra).
10) Acceso y publicidad para terceros
Un canal de denuncia sólido, no solo debe contemplar a los empleados, sino también a terceros, como proveedores, clientes, stakeholders, etc. Al no ser parte de la compañía, ni recibir la capacitación interna, las empresas deben preocuparse de darles publicidad de alguna forma o, al menos, que queden visualmente expuestos en la plataforma elegida, por ejemplo, en la web principal de la compañía.
11) Ofrecer incentivos
Contar con una política de compensaciones pueden ayudar a promover y facilitar la denuncia voluntaria. Las tasas de denuncia son bastante bajas a nivel global, por lo cual es importante incentivar el uso de los canales de denuncia cuando se está en conocimiento de una irregularidad.
12) Política para informar a autoridades
El reciente anuncio del Departamento de Justicia de Estados Unidos (DOJ) establece incentivos a las compañías que voluntariamente revelen una mala conducta, ya que la pronta ejecución de una denuncia, tenderá a ser más exitosa. Así, la autodivulgación será una señal de que la empresa ha desarrollado un programa de cumplimiento y ha fomentado una cultura para detectar conductas indebidas y presentarlas. Por lo anterior, se hace indispensable establecer una política que contemple cómo comunicar las denuncias e investigaciones a las autoridades y reguladores. En este sentido, se debieran definir los pasos a seguir, una vez la empresa tenga los antecedentes de que se configuró un delito o mala conducta, ya sea denunciando a él o los implicados, o autodenunciándose.
13) Medir efectividad
Lo que no se mide no se gestiona, por lo tanto, es muy importante establecer índices que permiten medir si el canal de denuncias es efectivo, existen respuestas y seguimiento de la información entregada.
Se debe fortalecer la denuncia como una manera de cortar con el círculo vicioso donde la empresa no quiere escuchar o saber si algo malo está ocurriendo, y a la vez, las personas no se atreven a denunciar por miedo a ser sancionados.
Las empresas deben ser las primeras interesadas en pesquisar las malas prácticas, y demostrar que están haciendo todo lo posible por prevenir y evitar la corrupción.
Y recuerden que el hecho de que una empresa no reciba denuncias, no significa que todo va bien, y puede deberse a una falla en la implementación del canal de denuncias o a la falta de confianza de los empleados en el sistema.
